社内会議って本当に必要？

こんにちは、代表の三津間です！
以前こんな話を経営者仲間と話してみました。
それは、「会社内での会議を長時間やる必要があるのか？」ということ。

今日はそんな「社内会議」の話をしたいと思います。

■ 社内会議は必要か？

弊社では実際に、月に一度「社内定例会議」を開きます。
各部門ごと持ち時間を30〜60分程度、すべての会議が終わるのに半日以上(約5時間程度)を使います。

ん〜、長いですね〜(汗)
ですが決して無駄な会議ではないと考えています。

会議を進める際「無駄」とも言えるシチュエーションっていくつかありますよね。
弊社では、以下のポイントに気を付けて会議を進めています。
1. 目的のない会議になっていないか。
2. ゴールが定まっているか。
3. 会議の時間を厳守する。
4. 否定ばかりではなく、どうすればできるのかを考える。
などなど。

会議はあくまで議論(ディスカッション)の場であること。
そして、「会社運営」「事業計画」「予算管理」に関するディスカッションを行うことを重視しています。

■ 事前準備と司会進行

会議で大切なことは「事前準備」と「司会進行」です。
会議を円滑に進めるために、会議の目的共有や、情報共有、問題提起を会議参加者へ共有しておく必要があります。

弊社では、会議の1週間前に上長との会議内容に関してのすり合わせをしています。報告事項、会議の内容(議案を正確に)、そして総括(ゴールポイントは何か)。この時点で以上の内容に不備がないか確認し、明確でない場合は、進行の修正を行うようにしています。

次に大切なことが司会進行。
意見が出ない場合に、意見を出してもらいやすいような質問や、脱線した場合に本筋に戻り、課題を解決することが必要です。ダラダラと話をするのではなく、メリハリをつけるためにも、ある程度のところで意見をまとめ、次に発言する人へ繋ぐ役目もあります。

この要約し、次の人へバトンを繋ぐ作業はとても慣れが必要ですよね。ですがこれは議論の場だけではなく、ビジネスシーンにとっても大切なことです。いざ仕事の現場で必要な際に、スムーズに進行できるよう、弊社では、社内会議で「ファシリテーター」として「学ぶ時間＝社内会議」としています。

■ 無駄な時間を使わず会議を進めること

先程も書きましたが、弊社の定例会議(月1回)は約4〜5時間程度。
とても長く感じますが、各部門ごと今の課題とこれからの事業計画を見直し進めていくには、とても有意義な時間でもあります。会社の現状やこれから、そしてただの会議ではなく「ファシリテーター」としての勉強の場としても機能しています。

無駄な時間とならないように、コントロールしながら進めることが会議には大切ですね。

■会議の後は懇親会

ここからは余談となりますが、月1回の会議の後は必ず懇親会（飲み会）を行います。
今の時代に「飲みニケーション」！？となりそうですが、これも大切な場だと考えています。真面目に仕事をし、楽しくお酒を飲みながらこれからの話をする。何よりもコミュニケーションが必要な職業だからこそ、こちらも大切な時間として行なっています。